1.0 目的
规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作，确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到安全保管和合理使用。
2.0 适用范围
适用于物业管理公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。
3.0 职责
3.1 出纳员负责按本规程购买、保管、使用空白支票。
3.2 财务会计负责按本规程购买、保管、使用空白的收据、发票。
3.3 财务部经理负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。
4.0 程序要点
4.1 支票的管理程序。
4.1.1 支票的购买和保管程序：
a）出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票；
b）出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。
4.1.2 支票的使用程序及注意事项：
a）因业务需要使用支票的人员，应按《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定进行支付项目的审核及审批；
b）出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票；
c）内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定交财务部经理加盖财务专用章、总经理加盖银行印鉴章；
d）出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天下班前交财务会计审核后，按《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行相关的账务处理；
e）支票用完后，出纳员应编制“支票使用明细表”交财务会计核对相关账目资料；
f）如因填写错误或其他原因导致支票作废，出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保存；
g）出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票，应及时到开户银行挂失；如因此造成的损失，由当事人负责全额赔偿，并视情节轻重按《行政奖罚标准作业规
程》中的相关规定进行处理。
4.2 收据的管理程序。
4.2.1 收据的购买、保管程序：
a）空白收据由财务部经理指定财务部相关人员购买；
b）新购回的空白收据由财务会计保管。
4.2.2 收据的换领程序：
a）出纳员应采用以旧换新的方法领用收据，财务会计在发出收据时应详细填写“收据领用登记表”，内容包括：领用人、领用时间、起讫号码等；
b）出纳员在换领收据时，应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用新收据；
c）出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的“交对方”联上加盖发票专用章后再领用。
4.2.3 收据的使用程序及注意事项：
a）出纳员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据，并在收据上加盖“现金收讫”或“转账收讫”章；
b）出纳员应顺序填写收据，如因填写错误或其他原因导致收据作废，应将作废收据保存完整；
c）出纳员应在每日下班前，将收据的记账联按《现金管理标准作业规程》中的相关规定编制现金收缴清单后一起交财务会计按《会计核算标准作业规程》中的相关规定
进行账务处理；
d）出纳员应妥善保管已加盖发票专用章的收据，如因遗失给公司造成经济损失，除要求全额赔偿外，还将按照《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定予以处理。
4.3 发票的管理程序。
4.3.1 发票的购买和保管程序：
a）发票由财务会计按照税务部门的有关规定到税务局购买；
b）空白的发票由财务会计保管。
4.3.2 发票的领用程序：
a）出纳员应采用以旧换新的方法领取发票，财务会计在发放发票时，应做好发票的发放登记，内容包括：发票领用人、领用时间、起始号码等；
b）出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后开始使用。
4.3.3 发票的使用程序及注意事项：
a）出纳员在开具发票时，原则上应如实、按序号填写发票内容，特殊情况应请示财务部经理同意后特殊处理；
b）出纳员应按照《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定在发票上加盖“现金收讫”或“转账收讫”章；
c）出纳员应于每日下班前，将发票记账联按照（现金管理标准作业规程》中的相关规定编写现金收缴清单，交财务会计核对后按照《会计核算标准作业规程》中的相关
规定处理；
d）如因填写错误或其他原因造成发票作废，出纳员应将作废发票连同存根联一起妥善保管；
e）出纳员应妥善保管已加盖发票专用章的发票，如有遗失，应及时到税务部门或其他相关部门挂失，如因此给公司造成经济损失，除要求出纳员全额赔偿外，还将按照
《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定予以处罚。
4.4 发票专用章的管理程序。
4.4.1 财务部经理应妥善保管公司发票专用章。
4.4.2 相关人员申请使用发票专用章时，财务部经理应严格审核项目内容，如经审核存有疑问，财务部经理应拒绝盖章；如经审核无误，财务部经理应按规定加盖发票
专用章：
a）收据加盖发票专用章时，应将发票专用章清晰的盖在“收款单位签章”处；
b）发票加盖发票专用章时，应将发票专用章清晰地盖在“填发单位签章”处。
4.4.3 发票专用章如有遗失，财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失声明，同时向税务局及其他相关单位发函声明。
4.5 财务专用章的管理程序。
4.5.1 财务部经理应妥善保管公司财务专用章。
4.5.2 相关人员申请使用财务专用章时，财务部经理应严格审核盖章项目。
4.5.3 如经审核存有疑问，财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章。
4.5.4 如经审核无误，财务部经理应在项目单据上指定位置清晰地加盖财务专用章。
4.5.5 财务专用章如有遗失，财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事，同时向税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。
4.6 支票、收据、发票的资料保管。
4.6.1 财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证、登记账簿交财务部经理审核后加密在财务部长期保存。
4.6.2 财务会计应在每月末将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证、登记账簿后交财务部经理审核无误后，加密在财务部长期保存。
4.6.3 使用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存。
4.7 支票、收据、发票、财务印鉴章的管理，作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。
|
